Dalam merencanakan untuk membeli sebuah barang, khususnya mesin, ada aturan baku yang selama ini berjalan secara otomatis di beberapa perusahaan.Khususnya di perusahaan yang sudah memiliki sistem pembelian yang cukup baik.Yaitu minimal harus ada 3 pembanding dalam mengambil keputusan untuk membeli.Ada lebih dari 3 semakin baik.
Dan ketika 3 atau lebih pembanding sudah tersedia lengkap dengan berbagai penawaran dan fiturnya.Dimulailah proses memilih berdasarkan data.Pemilihan berdasarkan data ini dengan melihat berbagai kelebihan dan kekurangan mesin yang ditawarkan.
Ada yang kemudian langsung mengambil keputusan membeli, ada juga yang membicarakan dengan departemen lainnya khususnya departemen produksi dan departemen maintenance/teknik.
Yang langsung membeli, umumnya karena team di bagian purchasing tidak dibekali dengan pengetahuan teknik yang baik, sementara barang yang dibeli adalah sebuah barang teknik … terjadilah banyak kesalahan di kemudian hari.
Mulai dari penanganan spare part yang sulit, mesin yang tidak dapat digunakan sebagaimana mestinya, dan lain sebagainya.
Harga menjadi pertimbangan tanpa memiliki pengetahuan mengapa sebuah unit mesin memiliki harga yang murah dan mahal.
Ada baiknya mengajak bagian produksi yang akan menggunakan unit mesin untuk membicarakan masalah kapasitas, dll.Juga dengan bagian teknik untuk membicarakan masalah penanganan mesin bila terjadi kerusakan atau instalasi ulang.
Baru kemudian memutuskan untuk membeli.
Sehingga dalam mengambil keputusan untuk membeli sebuah mesin, departemen yang bersangkutan ada baiknya membicarakan dan mempertimbangkan bersama departemen teknik/maintenance dan departemen produksi.